O SEI Bahia (Sistema Eletrônico de Informações) foi desenvolvido pelo TRF4 (Tribunal Federal do Distrito Federal para o Quarto Distrito) a fim de gerenciar processos e documentos de arquivamento eletrônico. Ele foi selecionado como a solução de processo eletrônico no projeto PEN (Processo Eletrônico Nacional).
Mas como essa ferramenta se relaciona com a economia da Bahia? É isso que veremos no conteúdo a seguir. Veja, abaixo, os tópicos que separamos aqui na Unime sobre o assunto:
O que é o SEI Bahia?
Apesar de já termos feito uma introdução sobre o assunto, neste tópico explicaremos com mais detalhes o que é essa ferramenta. Conforme dissemos inicialmente, o SEI é um sistema de gerenciamento de processos e de documentos de arquivamento eletrônico, com uma interface amigável e práticas de trabalho inovadoras.
Trata-se de uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e processamento de documentos dentro do sistema, facilitando a digitalização de processos. Além disso, ele permite que várias tarefas sejam executadas ao mesmo tempo, agilizando o tempo de execução das atividades.
Uma de suas principais características é publicar e fornecer suporte físico a documentos institucionais e compartilhar conhecimento utilizando e comunicando novos eventos em tempo real.
Qual é o seu objetivo?
O objetivo do SEI é fornecer soluções flexíveis o suficiente para se adaptar à situação real de agências e de entidades de gestão pública de diferentes áreas de negócios. A solução será fornecida no portal público de software do governo federal.
Trata-se de um dos produtos do projeto PEN, uma iniciativa conjunta de instituições e de entidades em diferentes campos da gestão pública. Ele visa estabelecer uma infraestrutura pública para processos e documentos administrativos eletrônicos.
Sob a coordenação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN integra os vários esforços já em andamento no governo federal e melhora o desempenho dos processos de gestão pública. Além disso, ele traz mais agilidade, produtividade, transparência e satisfação dos grupos de usuários, bem como redução das despesas.
Quais são as principais atividades do SEI?
Entre as maiores funcionalidades do sistema, vale destacar as atividades a seguir:
- portabilidade: o sistema funciona totalmente na web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
- acesso remoto: devido à sua portabilidade, pode ser acessado remotamente por meio de vários tipos de dispositivos — microcomputadores, laptops, tablets e smartphones — e por diversos sistemas operacionais — Windows, Linux, iOS da Apple e Android do Google. Isso facilita o trabalho remoto dos usuários;
- acesso de usuários externos: gerenciar o acesso de usuários externos aos arquivos de gerenciamento relacionados a eles, para que possam entender o conteúdo do processo, por exemplo, bem como assinar contratos e outros tipos de documentos remotamente;
- controle de nível de acesso: gerenciar a criação e o processamento de processos e de documentos restritos e confidenciais e conceder acesso apenas às organizações ou aos usuários específicos envolvidos;
- tramitação em múltiplas unidades: combinado com o novo conceito de processos eletrônicos, ele quebra o processo linear tradicional inerente às limitações físicas do papel. Dessa maneira, sempre que as ações forem independentes, vários departamentos podem ser solicitados a tomar medidas e apresentá-las no mesmo arquivo de gerenciamento;
- funcionalidades específicas: falando de modo mais prático, o sistema permite fazer o controle de prazos, supervisores, estatísticas de unidades, tempo de processamento, base de conhecimento, pesquisa de todo o conteúdo, monitoramento especial, modelos de documentos, texto padrão, cobertura de processos, assinatura de bloco, organização de processo de bloco, acesso externo, entre outros.
Boas práticas para utilizar o sistema
A fim de fazer melhor uso do SEI e obter os recursos necessários, os usuários devem prestar atenção a uma série de boas práticas adotadas em suas rotinas de trabalho. Confira algumas delas a seguir.
Padronize os procedimentos
Por ser um sistema amigável e de fácil maneabilidade, o SEI pode ser usado de maneiras diversas em diferentes realidades. Portanto, é muito importante padronizar o fluxo de trabalho e implementar as regras de uso do sistema, com procedimentos de colaboração institucional para obter segurança da informação.
Além disso, a padronização de documentos, métodos e terminologias também ajuda a usar uma série de recursos fornecidos pelo sistema, como pesquisas e medições.
Adote a transparência com critério
A transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo são os princípios que norteiam o desempenho do SEI. Nesse caso, é ideal promover e priorizar a publicidade para garantir que o sistema funcione efetivamente. No entanto, em certas situações, processos e documentos podem receber acesso restrito.
Respeite as etapas do processo e o fluxo de dados
Para garantir a medição correta do desempenho do processo, além de usar as funções de pesquisa e o monitoramento para consultar informações, também é importante executar efetivamente cada etapa. Por exemplo, evite desnecessariamente manter o processo aberto. Após a conclusão das atividades relevantes na organização, lembre-se de concluir o processo ou enviá-lo para outra empresa.
Como ele ajuda a entender a economia da Bahia?
A economia da Bahia é tida como uma das melhores do país. Isso porque o PIB (Produto Interno Bruto), representando a soma de toda a produção no estado, aumentou 1,3% no segundo trimestre de 2019, em comparação ao mesmo período de 2018. O resultado é superior à média nacional de crescimento de 0,4%.
Além disso, diversos setores do mercado mostraram aumento acima da média nacional, e a oferta de melhores oportunidades de emprego no Nordeste também está aumentando — cenário de só tende a melhorar.
Com essas informações, podemos afirmar que mercado de trabalho na Bahia supera muitos outros estados, contribuindo positivamente para a recuperação econômica do Brasil. Esse aumento reflete-se diretamente nas oportunidades de emprego e na renda de toda a população da Bahia.
Esses são dados bastante animadores, certo? Pois bem, saiba que, sem a existência e o funcionamento bem-sucedido do sistema SEI, tais dados dificilmente seriam computados com a mesma eficiência. Outra informação gerada a partir da ferramenta foi o IMEC-SSA 2020, que mostrou um aumento de 6% da atividade econômica de Salvador no início do ano.
Essas são as principais informações sobre o SEI Bahia e como esse sistema é essencial para compreender a economia do estado. Desde que começou a ser implantado, ele ajuda a administração da região a caminhar rumo à transformação digital, otimizando seus processos internos e externos.
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